Posiadając własną działalność gospodarczą, często zastanawiamy się, czy zatrudnić księgową w pełnym wymiarze godzin, samodzielnie zająć się porządkowaniem dokumentów księgowych, czy może zlecić usługi księgowe w profesjonalnym biurze rachunkowym. Jeżeli wybór padnie na biuro rachunkowe, trzeba się jeszcze zastanowić które wybrać, aby spełniało ono wszystkie niezbędne warunki.
Jakie są najważniejsze kryteria wyboru biura rachunkowego?
Zanim zdecydujemy się na konkretne biuro rachunkowe, poszukajmy opinii, porównajmy kilka biur i ich usługi, znajdźmy najlepszą ofertę, dostosowaną do profilu naszej firmy, jak również do budżetu jaki mamy zaplanowany na obsługę księgową w przedsiębiorstwie.
Do najważniejszych kryteriów wyboru właściwego biura rachunkowego zaliczamy przede wszystkim cenę, lokalizację, ilość klientów jakie posiada biuro oraz nieposzlakowana opinia. Istnieje jednak o wiele więcej ważnych czynników, na które warto zwrócić uwagę, przyjrzyjmy się im bliżej.
Najważniejsze jest bezpieczeństwo oraz ochrona danych osobowych
Prowadząc firmę, z pewnością zapoznaliście się z podstawowymi zasadami ochrony danych osobowych i wiecie jak ważna jest to kwestia. Dlatego wybierając biuro rachunkowe, należy pamiętać również o zachowaniu pełnej ochrony danych osobowych firmy i jej pracowników. Warto przed podpisaniem umowy z biurem, upewnić się że kwestia ta jest przez nich pilnie strzeżona.
Każde biuro powinno dbać o swoich klientów
Dziś nie wystarczy już zakres usług w biurze rachunkowym, gdzie będziemy mieli listę zadań jakie wykonują, przy czym to do nas będzie należało dostarczenie wszelkich dokumentów i pilnowanie najważniejszych terminów. Profesjonalne biuro rachunkowe zadba o klienta tak, aby nie musiał pamiętać o terminach płatności oraz dostarczania niezbędnych dokumentów, to pracownik biura rachunkowego zadzwoni i dopilnuje terminów, aby przedsiębiorca nie był obciążony żadnymi karami umownymi, ze względu na spóźnienia.
Kadra biura rachunkowego i stopień jej wyszkolenia
Biuro rachunkowe i wszystkie certyfikaty to jedno, a kadra biura to zupełnie odmienna kwestia. Wybierając biuro rachunkowe upewnijmy się, że jej pracownicy posiadają wszystkie uprawnienia i szkolenia w zakresie wykonywanych działań oraz że posiadają licencję księgową, mimo że obecnie nie jest ona obowiązkowa do otworzenia biura.
Najnowsze systemy operacyjne i oprogramowanie
Sprawdźmy na jakich systemach operacyjnych i oprogramowaniu działa biuro rachunkowe, czy są one kompatybilne z naszymi oraz ze wszystkimi systemami urzędowymi. To ważne, aby biuro rachunkowe nie tylko posiadało odpowiednie systemy operacyjne i oprogramowanie, ale również potrafiło w pełni na nich pracować, wspierając tym samym swoich klientów.
Ilość i jakość pracowników ma znaczenie
Zanim wybierzemy biuro rachunkowe, sprawdźmy jakość i ilość zatrudnionych pracowników. Dopytajmy się czy obsługą naszej firmy będzie zajmował się jeden konkretny pracownik i jakie posiada kwalifikacje. To ważne, aby kontakt pracownika biura rachunkowego z klientem był stały i profesjonalny. Jeżeli za naszą firmę będzie odpowiedzialny tylko jeden wykwalifikowany pracownik biura, z pewnością obsługa będzie na właściwym poziomie.
Jakie usługi prowadzi biuro rachunkowe?
Im większy zakres usług biura rachunkowego, tym lepsza obsługa przedsiębiorstw. Jeżeli biuro w spisie swoich usług posiada dodatkowo konsultacje ze specjalistami z innych dziedzin, z pewnością będzie to dodatkowy atut.
Jakie znaczenie mają referencje i doświadczenie biura?
Jeżeli biuro rachunkowe posiada właściwe referencje, może pochwalić się pozytywnymi opiniami od innych klientów, a także posiada wieloletnie doświadczenie na rynku usług finansowych, z pewnością jakość wykonywanych usług jest na odpowiednim poziomie.
Czy lokalizacja biura ma znaczenie?
W dobie Internetu wielu prowadzących biznes nie przywiązuje uwagi do lokalizacji biura rachunkowego. Osoba prowadząca biznes może działać na terenie wschodniej Polski np. w Białymstoku, a zatrudnić biuro rachunkowe z Będzina, Czeladzi, Dąbrowy Górniczej lub Sosnowca. Wszelkie dokumenty księgowe, jak również komunikację z biurem można prowadzić zdalnie, nie jest to dzisiaj nic nadzwyczajnego, dla osób prowadzących działalność gospodarczą też to codzienność. Niektóre osoby będą jednak chciały mieć biuro pod ręką, z tego samego miasta co działalność przedsiębiorstwa. Pod tym kątem nie ma jednoznacznej odpowiedzi, uzależniona jest od konkretnego przedsiębiorcy i jego preferencji.
Jak widać, na wybór właściwego biura rachunkowego składa się bardzo wiele ważnych kwestii. Nie można jednoznacznie stwierdzić, że konkretne biuro rachunkowe spełni nasze oczekiwania. Mimo to, jeżeli zastosujemy się do wymienionych powyżej wskazówek, zyskamy większą pewność, że decyzja została podjęta właściwie.
